Guia de uso
Primeros pasos para poner en marcha
Fichaly en tu empresa o negocio
Iniciar el uso de Fichaly es muy sencillo
¿Cómo acceder a Fichaly?
Iniciar el uso de Fichaly es muy sencillo.
Para acceder a Fichaly puedes hacerlo desde www.fichaly.com o desde la dirección personalizada para tu empresa que será del tipo nombredetuempresa.fichaly.com
En el primer caso deberás indicar el NIF de la empresa y posteriormente tu nombre de usuario y contraseña. En el segundo caso no es necesario identificar la empresa.
Configuración básica
Para que tus trabajadores puedan comenzar a registrar su horario, basta con estos sencillos pasos:
- Introduce los datos de la empresa. Ya estarán creados el nombre NIF y número de serie de tu acceso a Fichaly pero estaría bien si los completaras. Además, si añades el logotipo de tu empresa aparecerá en el acceso a tu empresa.
- Introduce los datos de tus trabajadores. El primer trabajador estará ya creado y será la cuenta de administración. Puede haber varias personas que tengan rango de administración.
De cada trabajador se deberá introducir su nombre y apellidos, un código de usuario, su email y un NIF. Opcionalmente se puede seleccionar un centro de trabajo por defecto, el tipo de jornada por defecto, las horas diarias (habituales) y si se desea activar o desactivar la geolocalización (obligar a permitir que cuando el trabajador fiche queden registrado el lugar donde se encontraba al fichar). También se puede poner que dependa de la configuración general de la empresa.
Si un trabajador deja de estar activo en la empresa se pude quitar la marca de “Activo” con lo cual dejará de estar disponible para registrar nuevos fichajes, pero sus datos históricos se conservan.
Los planes de precios de Fichaly solo tienen en cuenta los trabajadores activos. Un trabajador desactivado puede volver a estar activo en cualquier momento.
También se pueden importar los trabajadores desde una hoja Excel.
¡Y eso es todo!
Tus trabajadores ya podrán registrar su horario empleando Fichaly.
¿Cómo ficha un empleado?
Los empleados deben acceder a Fichaly para registrar su horario.
Lo más cómodo es que utilicen la dirección de internet privada de tu empresa (nombredetuempresa.fichaly.com) pero también pueden entrar en la dirección general.
Recuerda, Fichaly se puede utilizar desde un PC, un Mac, una tableta o cualquier teléfono móvil Android o Apple. Basta con utilizar un navegador y acceder a la dirección de Internet indicada.
Una vez que el trabajador se ha identificado accede a su espacio personal. En ese espacio personal puede ver sus fichajes históricos, obtener un resumen mensual de sus registros horarios o activar el acceso biométrico para no tener que recordar su contraseña o fichar.
Al hacer clic en Fichar le permite elegir qué acción desea registrar.
Fichaly sólo le permitirá registrar el siguiente evento correcto.
De modo que,
- si no ha iniciado la jornada sólo le permitirá pulsar ese botón,
- si la jornada está iniciada solo podrá iniciar un descanso o finalizar la jornada y,
- si ha iniciado un descanso solo le permitirá terminar el descanso.
Por tanto, no es posible que tus trabajadores cometan errores al fichar. Solo se permite dar los pasos correctos.
Pero ¿qué ocurre si a un empleado se le ha olvidado fichar un inicio de jornada, o de descanso o finalizar la jornada?
Fichaly incluye diversas ayudas para evitar estos casos y también incluye herramientas para la corrección de errores. Te lo explicamos en la sección: “cómo arreglar errores de fichaje”
En cada fichaje, el trabajador puede seleccionar el centro de trabajo (por ejemplo, oficina, teletrabajo, almacén, etc.) y el tipo de horas (normales o extraordinarias).
Y ya está. Tus empleados ya saben fichar. ¡Así de fácil!
Uso avanzado de Fichaly
Fichaly puede emplearse de forma básica, registrando los fichajes de los empleados de la forma más sencilla posible. Pero si lo deseas puedes poner en marcha diversas ayudas y prestaciones que permitirán más aprovechamiento de la herramienta.
Configuración
Empecemos por revisar el apartado de configuración:
La configuración tiene tres grandes apartados: Sistema de avisos, cierre de periodo y geolocalización.
Los avisos son ayudas que incorpora Fichaly para evitar errores en el sistema de fichajes. Aunque en empresas y negocios que tengan turnos de trabajo muy flexibles o variados no todos los avisos serán útiles, para una mayoría de empresas serán una herramienta muy práctica para que los registros horarios de los trabajadores sean correctos.
Las opciones son la siguientes:
- Si se desea que cada día a una hora configurable Fichaly envíe a los administradores un resumen diario de incidencias (por ejemplo, que a un trabajador se le ha olvidado fichar algo)
- Si se desea un control de posibles olvidos de inicio de jornada, enviando a los administradores, y a cada trabajador que haya olvidado fichar el inicio de jornada un correo de aviso. Esto se hará si no consta un inicio de jornada de un trabajador a determinada hora.
- Si se desea un control de posibles olvidos del fichaje del final de jornada (parecido al anterior)
- Si se desea un control de posibles olvidos de fichar el final del descanso. Remitirá un aviso cuando el descanso supere determinada duración.
- Si se desea que se notifique a los administradores las correcciones de fichajes de los empleados. En caso afirmativo cualquier corrección deberá ser aprobada por alguno de los administradores.
- El cierre de periodo permite registrar una fecha que impide que se efectúen cambios ni registros de fichajes en fechas anteriores a la de cierre.
- Si se activa la geolocalización, el sistema no permitirá fichajes que no hayan activado la opción de “permitir conocer la ubicación”. Esto establece la opción general por defecto, pero se puede personalizar posteriormente en la ficha de cada empleado.
En el apartado de configuración se pueden llevar a cabo además estas operaciones:
- Centros de trabajo: Permite crear o personalizar diferentes centros de trabajo.
- Tipos de permiso: El sistema incluye por defecto “Vacaciones, Baja, Otros permisos” pero puedes añadir más si lo deseas. Esto permite registrar para cada trabajador en el apartado “Permisos” de la ficha del trabajador, los días que estará exento de fichar. No se permite que un trabajador fiche si el día es no laborable o tiene activo un permiso para esa fecha.
- Días no laborables: Permite registrar los días no laborables (sin contar los establecidos en la configuración semanalmente, por ejemplo una empresa que cierra todos los lunes) por festividades u otros.
- Modificar registros, Autorizaciones pendientes e Incidencias pendientes: Se explican en el apartado “cómo arreglar errores de fichaje”.
- Personal presente: Permite ver instantáneamente el personal que ha iniciado jornada en Fichaly en ese día, y el estado actual de cada trabajador
- Mapa de fichajes: Permite ver en un mapa la ubicación de los registros horarios efectuados en fichaly, en un rango de fechas, o trabajadores o centros de trabajo. Solo son funcionales en caso de haber activado la opción de “Geolocalización” en la configuración.
- Informes: Permite obtener los informes necesarios para la gestión y administración del sistema de fichajes, tales como
- Informe de fichajes: Que muestra el detalle de todos los eventos de registro horario efectuados, e incluso en caso de haber sido corregido deja constancia de la corrección.
- Registro de jornada: Es el detalle de los fichajes de entrada y salida y el tiempo de descanso de cada jornada registrados por los trabajadores
- Registro por empleado: Con el detalle de todos los registros de jornada efectuados por cada trabajador
- Informe de incidencias: Con las incidencias detectadas en el sistema de fichajes.
¿Cómo arreglar errores de fichaje?
Es inevitable que un trabajador olvide fichar. Puede ocurrir por que se olvidó de registrar el inicio de jornada, o por no fichar el inicio o fin de un descanso, o por no registrar la salida.
Fichaly quiere que tu empresa disfrute de un registro horario donde los fichajes de tus trabajadores sean correctos y coherentes así como ajustados a la realidad. Por eso ha establecido diversas herramientas para permitir la regularización de los fichajes.
Fichaly solo permite a los empleados fichar eventos coherentes con el registro horario anteriormente efectuado. Por tanto, un trabajador que no ha fichado la salida del día anterior, no podrá fichar la entrada de hoy, o si no ha finalizado el descanso no podrá registrar otro inicio de descanso o una finalización de jornada, etc.
Un trabajador puede darse cuenta de que ha cometido un error al fichar porque haya recibido un aviso por email del propio Fichaly (si tienes el sistema de avisos activado), o porque un administrador le contacta porque es el administrador quien ha recibido el aviso, o bien porque ha intentado fichar un evento pero Fichaly no le deja porque es incoherente (por ejemplo fichar un descanso si no ha iniciado la jornada).
¿Qué debe hacer el trabajador si ha olvidado hacer un fichaje?
En ese caso el trabajador debe hacer el fichaje que olvidó. Si por ejemplo al ir a iniciar la jornada de hoy Fichaly le avisa de que no puede porque no finalizó la jornada de ayer, el trabajador debe antes de nada finalizar la jornada de ayer pulsando el botón correspondiente, pero deberá corregir la fecha y hora e indicar unas observaciones.
¿Y qué ocurre después?
Eso dependerá de cómo hayas configurado Fichaly.
Si todas las correcciones de fichajes deben ser autorizadas, los administradores recibirán un aviso (al entrar a sus fichajes) de que deben autorizar esa corrección. Además, le aparecerán en el informe de “Autorizaciones pendientes” hasta que sean autorizadas.
En caso de que no se corrija la incidencia, estas aparecerán en el informe de incidencias del área de administración.
¿Y si el trabajador no corrige su error o lo ha corregido mal?
En ese caso los administradores pueden entrar en el apartado “Modificar registros” y previa consulta de todos los registros efectuados pueden seleccionar uno y llevar a cabo los cambios que estimen oportunos.
Atención: Todas las modificaciones de fichajes efectuadas por los administradores deben ser aceptadas posteriormente por los trabajadores.
Además, queda registro de todas las modificaciones de fichajes llevadas a cabo ya sea por los administradores o por los trabajadores.
Aunque este régimen de autorizaciones es opcional en el momento de confección de esta guía es posible que una próxima modificación legislativa haga que sea obligatoria.